1)
اعداد وثائق المناقصات وعلى كافة
الاساليب من المناقصة العامة والمناقصة المحدودة
والدعوة المباشرة والتنفيذ امانة والتنفيذ المباشر
واسلوب العطاء الواحد اي العرض الوحيد.
2)
اعداد كافة انواع العقود وبكافة
اساليبها للديوان وللمديريات المسيحيين
والأيزيديين والصابئة المندائيين وكذلك عقود
الأعمال التي يتقرر تنفيذها أمانة.
3)
يتولى القسم عملية الأعلان عن
المناقصات العامة.
4)
يتولى القسم عملية توجيه الدعوات
المباشرة.
5)
يتولى القسم عملية بيع تنادر
المناقصات.
6)
يتولى القسم مسؤولية اعداد اللجان
الخاصة بفتح وتحليل العطاءات والأشراف على
أعمالها.
7)
يتولى القسم عملية احالة وابرام
العقود.
8)
يتولى القسم عملية اصدار كافة
اوامر المباشرات والانذارات والتوجيهات الصادرة من
الديوان الى جميع الشركات والمقاولين المشاركين في
مشاريع الديوان ولكافة انواع العقود.
9)
يتولى القسم اصدار اوامر التغيير
للمشاريع والأشراف على لجنة أوامر الغيار في
الديوان.
10
) يتولى القسم تجديد عقود الأيجار
وكذلك ابرام مختلف انواع العقود مثل عقود الطبع
والمقاولات والتجهيز والأشراف الهندسي والأستشارات
الهندسية وعقود النقل.
11 ) يتولى القسم
عملية اعداد التقارير الفصلية والسنوية ببيانات
منهج سير تنفيذ مشاريع الديوان كافة وبيان طرق
التنفيذ وكمية دفع المبالغ لها ونسب الأنجاز
وتدوين كافة الملاحظات بخصوص ذلك ورفعها الى مكتب
المفتش العام في الديوان ووزارة التخطيط وديوان
الرقابة المالية.
12 ) يتولى القسم
كافة الأجراءات بخصوص اكمال وابرام العقود من
المالية والتدقيق والهندسي وتنفيذ المشاريع
والمفتش العام و القانونية لحد عملية ابرام العقد.
الية عمل قسم العقود الحكومية في
ابرام العقود
او الاستمرار بتجديدها
كالاتي:-
1)
يتم ارسال كامل اوليات العقد من
قبل المديريات للمباشرة باجراءات العقد الى قسم
العقود الحكومية.
2)
يقوم القسم بوضع البنود القانونية
للعقد.
3)
عند حاجة بعض العقود لارفاق
الكشوفات التخمينية المسعرة او غير المسعرة او
الخرائط والمخططات او اي مستندات فنية وهندسية
اخرى فتطلب من القسم الهندسي في الديوان.
4)
ترسل كامل أوليات العقد الى قسم
الحسابات وذلك لتأييد توفر التخصيص خلال نفس سنة
العقد.
5)
ترسل كامل اوليات العقد الى قسم
التدقيق للمراجعة والتدقيق وإبداء الآراء
والملاحظات عليه قبل ابرامه إن وجدت.
6)
بعد توقيع الاقسام ذات العلاقة
بترويج معاملة العقد وهي الاقسام القانونية,
المالية, التدقيق وذلك حسب الية مراجعة العقود على
كافة اوراق معاملة العقد يتم رفع كافة اوليات
العقد الى قسم تدقيق العقود في مكتب المفتش العام
ليتم تدقيقه ومراجعته وابداء الاراء والملاحظات
عليه قبل ابرام العقد من قبل الطرفين.
7)
تكون الآلية العامة لانشاء ومراجعة
العقود قبل الابرام كالشكل الاتي:-
8)
التأكد من وجود دراسات جدوئ وكلف
تخمينية وخرائط ومخططات وكافة الوثائق الفنية
والهندسية المطلوبة.
9)
وضوح العقد كتابة ومحتوى وان
اجراءات تنفيذه مطابقة لشروطه.
10 ) ان كافة
التأمينات والدفعات مطابقة للعقد وسددت من قبل
المخولين الاصوليين.
11 ) ان اي تعديل
او تغيير مستقبلي في العقد يجب ان يكون مطابق
للمواصفات الاصولية والانظمة والتعليمات والقوانين
النافذة.
12 ) متابعة
التدقيق واجراءت القيد والتسجيل.
13 ) ان يكون
الاشخاص او الاطراف المساهمة في انشاء وابرام
وتنفيذ العقد لها موقع وضيفي في الديوان.
14 ) خضوع
الموادالخارجية او المجهزة لمعايير التقييس الجودة
والنوعية.
15 ) قبل توقيع
العقد بشكل نهائي يتم التأكد من ان معاملة العقد
قد روجت من قبل الاقسام صاحبة العلاقة من
(القانونية, المالية, التدقيق).
16 ) منح نسخ من
العقد للاشخاص المسؤولين على الاشراف على العمل
والمسؤولين عن الدفع.
17 ) العمل
بالشروط الجزائية المقررة بالعقد.
18 ) عدم قيام
القسم المالي بالتأكيد والمصادقة على وجود تخصيص
مالي للعقد قبل التأكد من وجود الموافقة الرسمية
على الصرف.
19 ) عدم ترويج
معاملة اي عقد ابتداء من تاريخ الخامس عشر من شهر
كانون الاول (15/12) من السنة وذلك لقرب نهاية
السنة المالية ولتجاوز حصول ارباك بالعمل لحين
استلام الميزانية المخصصة للديوان للسنة المقبلة
وحسب المادة /4/ من تعليمات تنفيذ الموازنة لعام
2011.
20 ) بعد اكمال
اجراءات الية تدقيق العقود من قبل الديوان ودائرة
المفتش العام يتم توقيع العقد من قبل الطرفين ومن
قبل قسم العقود الحكومية والمالية والتدقيق وتسلم
نسخة من العقد للطرف الثاني ويحتفظ بنسخة من العقد
في قسم العقود الحكومية والاقسام ذات العلاقة .
ألية عمل أوامر التغير
استنـــــاداً الـى الفقـرة ثالثا من المادة (15)
مـن تعليمات تنفيذ العقود الحكومية رقم (1) لسنة
(2008) بخصوص أوامــر التغيير تكون الآلية
كالتالي: ـ
أولا:ـ حسب
المادة القانونية أعلاه يتوجب صدور امر الغيار من
قسم العقود الحكومية وبتوقيع رئيس جهة التعاقد وان
رقم الكتاب وتاريخه يؤخذ من قسم الادارة في
الديوان وليس أمر الغيار يصدر من القسم الهندسي
ويأخذ رقم وتاريخ من القسم الهندسي.
ثانيا:ـ سبق وان
بينا في مطالعتنا المرقمة (18) في (3/4/2011) الى
رئيسة لجنة أوامر الغيار كميلية زيا خوشابا وفي
التوصية (3) من المطالعة عدم استلام أي معاملة
أوامر غيار الا من رئيس الديوان او نائبه حصرا
وذلك لمنع ألاختلاطات الحاصلة نتيجة تكدس أوامر
الغيار من مديريات وأقسام الديوان المختلفة.
ثالثا:ـ
واستنـادا للفقرات (1) و (2) أعلاه فأن ألية عمل
أوامر الغيار تكون كالتالي..
1. تقوم المديرية
المختصة او القسم المختص بجمع كافة أوليات الفقرات
المراد تغيرها او استحداثها وترفع لرئيس جهة
التعاقد متكونة من كافة الكشوفات وطلبات الشركات
اوالمقاولين ومصادقتهم عليها ومصادقة المدراء
العامين او رؤساء الاقسام على المعاملة وترفع
للسيد رئيس الديوان.
2. يقوم رئيس
الديوان بتحويل المعاملة الى لجنة أوامر الغيار
(حصرا فقط يأما رئيس الديوان او نائبه وحسب
الصلاحيات المخولة).
3. تقوم لجنة
اوامر الغيار بدراسة المعاملة ورفع التوصيات للسيد
رئيس الديوان لبيان الموافقة من عدمها.
4. في حال موافقة
السيد رئيس الديوان على توصية اللجنة ترفع
الموافقة ألى قسم العقود الحكومية (حصرا) لأصدار
أمر التغير وإبلاغ المنفذ به وذلك بكتاب رسمي صادر
من الديوان قسم العقود الحكومية) بتوقيع رئيس
الديوان ورقم وتاريخ قسم الادارة حصرا وليس قسم
اخر وذلك لتسجيل اوامر الغيار بالكشوفات والتقارير
الفصيلة والسنوية المعدة من قبل قسم العقود
الحكومية في الديوان.
رابعا:ـ إن أوامر
الغيار كانت تصدر من قسم العقود الحكومية سابقاً
وتم تغيير سياق العمل منذ تاريخ 16/3/2011 ليصدر
من القسم الهندسي. هذا وأن كافة أوامر الغيار
والأنذارات والتنبيهات وكافة الأشعارات والأحالات
وكل المراسلات موجهة من قبل الديوان الى الشركات
والمقاولين والمنفذين يجب أن تصدر من قسم العقود
الحكومية قانوناً وحصراً. أي من جهة التعاقد وحسب
تعليمات تنفيذ العقود الحكومية رقم (1) لسنة
(2008).
